Gerenciar uma empresa envolve muitas responsabilidades, e uma das mais importantes é garantir que os funcionários recebam seus salários corretamente.
A dúvida sobre como calcular a folha de pagamento é comum, já que esse processo envolve várias etapas e diferentes componentes que vão além do simples cálculo do salário.
Para evitar erros que possam prejudicar tanto a empresa quanto os funcionários, é muito importante entender cada aspecto desse cálculo.
O que é a folha de pagamento?
Índice
Antes de entender como calcular a folha de pagamento, é importante saber o que ela representa.
A folha de pagamento é o documento que formaliza os valores devidos aos empregados da empresa, levando em consideração o salário, os benefícios e as deduções legais.
Além de ser uma exigência legal, ela também serve como registro para o empregador e como comprovante para os empregados de que seus direitos estão sendo respeitados.
Componentes da folha de pagamento
Para calcular corretamente a folha de pagamento, é preciso conhecer os principais componentes que a compõem. Abaixo, explicamos cada um deles:
1.Salário base
O ponto de partida para calcular a folha de pagamento é o salário base de cada funcionário, que é o valor acordado no contrato de trabalho.
Esse valor pode ser definido de acordo com a convenção coletiva da categoria ou pelo próprio empregador, desde que respeite o salário mínimo nacional ou regional.
2.Adicionais
Além do salário base, o funcionário pode ter direito a diversos adicionais, que aumentam o valor total da remuneração. Entre os mais comuns, podemos citar:
- Adicional de insalubridade: Para funcionários que trabalham em condições perigosas ou insalubres.
- Adicional noturno: Pago a funcionários que trabalham entre as 22h e as 5h.
- Adicional de periculosidade: Concedido a trabalhadores que exercem atividades perigosas, como eletricistas ou vigilantes.
Esses adicionais são obrigatórios em determinadas condições de trabalho e, por isso, devem ser incluídos no cálculo da folha de pagamento.
3.Horas extras
Se o funcionário trabalhar além da sua jornada regular, terá direito ao pagamento de horas extras.
No Brasil, as horas extras são remuneradas com um adicional mínimo de no mínimo 50% sobre o valor da hora normal de trabalho, podendo ser superior em casos específicos.
4.Benefícios
Além do salário definido em contrato, o funcionário pode receber alguns benefícios como vale-transporte, vale-alimentação, assistência médica, entre outros.
Alguns benefícios, como o vale-transporte, podem ser descontados parcialmente do salário do funcionário, conforme a legislação.
5.Férias e 13º salário
As férias e o 13º salário também fazem parte do cálculo da folha de pagamento, embora sejam pagos em períodos específicos do ano.
Ao calcular a folha de pagamento mensal, é preciso provisionar o valor desses benefícios, ou seja, reservar um valor correspondente a cada mês para que o pagamento seja feito corretamente quando for devido.
6.Contribuições e encargos
Além dos valores pagos diretamente aos funcionários, o empregador também é responsável por recolher encargos trabalhistas e previdenciários, como:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): O percentual de contribuição varia de acordo com a faixa salarial do funcionário, podendo ir de 7,5% a 14%.
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): A empresa deve recolher 8% do salário bruto do funcionário para o FGTS.
Esses encargos são obrigatórios e devem ser pagos dentro dos prazos estabelecidos pela legislação.
Como calcular a folha de pagamento [passo a passo]
Agora que já entendemos os principais componentes, vamos ao passo a passo de como calcular a folha de pagamento:
1.Defina o salário base: O primeiro passo é determinar o salário base de cada funcionário. Esse valor será o ponto de partida para todos os cálculos subsequentes.
2.Calcule os adicionais: Se o funcionário tiver direito a adicionais, como insalubridade, periculosidade ou adicional noturno, esses valores devem ser calculados com base nas porcentagens previstas em lei.
3.Verifique as horas extras: Caso o funcionário tenha realizado horas extras, é necessário calcular o valor adicional que será pago. Multiplique o valor da hora normal de trabalho pelo percentual de adicional de horas extras (no mínimo 50%) e pelo número de horas extras realizadas.
4.Calcule as deduções: O próximo passo é calcular as deduções, como INSS, IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e outros descontos que podem ser aplicados, como empréstimos consignados ou pensões alimentícias.
O desconto de INSS é feito de acordo com a faixa salarial do trabalhador, e o IRRF é calculado com base em uma tabela progressiva que varia conforme o valor do salário.
5.Apure o salário líquido: Após somar os adicionais e deduzir os encargos e descontos, você terá o salário líquido, que é o valor que o funcionário efetivamente receberá em sua conta.
O salário líquido corresponde ao salário base somado aos benefícios e adicionais, menos os descontos de INSS, IRRF e outros encargos.
Quando contratar uma contabilidade para calcular a folha de pagamento?
Calcular a folha de pagamento pode ser um processo complexo e, em muitos casos, a melhor solução é contratar uma empresa de contabilidade especializada.
Se a sua empresa tem muitos funcionários ou então, se você deseja evitar problemas com a legislação trabalhista, contratar uma contabilidade pode ser a melhor escolha para manter tudo em dia.
Além disso, uma contabilidade especializada pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro, garantindo que os encargos trabalhistas sejam apurados corretamente e evitando multas por falta de pagamento ou erros no cálculo.
Conte com a Ogura Contabilidade
Calcular a folha de pagamento dos funcionários exige cuidado e atenção a diversos detalhes. O processo envolve não apenas o salário base, mas também adicionais, benefícios, deduções e encargos legais.
Para garantir que sua empresa cumpra todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias, é fundamental entender como realizar esses cálculos de forma correta.
Se você ainda tem dúvidas ou deseja simplificar a gestão da folha de pagamento da sua empresa, entre em contato com a Ogura Contabilidade.
Com a nossa experiência, garantimos que todos os processos serão feitos de maneira eficiente e dentro da lei, permitindo que você foque no crescimento do seu negócio.
